Head of Administration and Executive Support

Jesamine Nel, e-mail: nel@pulsarexpo.eu Vedoucí administrativy a výkonné podpory Oddělení: Administrativa a výkonná podpora Název pozice: Vedoucí administrativy a výkonné podpory Nadřízený: co-CEO (Strategie a rozvoj organizace) Organizační zařazení: Chief of Staff / Kancelář co-CEO Rozsah podpory: Oba co-CEO / společníci a administrativní podpora společnosti Hlavní odpovědnosti 1. Vedení administrativní funkce Vést, rozvíjet a systematicky řídit tým Administrativy a výkonné podpory tak, aby poskytoval spolehlivou, profesionální a efektivní podporu společnosti i oběma co-CEO. Definovat role v týmu, priority, rozdělení pracovní zátěže, úroveň poskytovaných služeb a zastupitelnost jednotlivých členů týmu a zajistit efektivní koordinaci podpůrných kapacit. 2. Nastavení modelu poskytování služeb, prioritizace a rozdělování práce Odpovídat za nastavení modelu fungování oddělení Administrativy a výkonné podpory a rozdělovat práci mezi členy týmu podle jejich specializace, obchodních priorit a potřeb obou co-CEO. Zajišťovat jasně vymezené odpovědnosti, kontinuitu poskytované podpory, dodržování pravidel důvěrnosti a efektivní zajištění jak firemních záležitostí, tak určených osobních a rodinných záležitostí. 3. Tvorba pravidel, standardů a administrativní řízení Odpovídat za návrh, implementaci a průběžné zlepšování interních politik, standardních operačních postupů (SOP), pravidel, šablon a standardů pro oblast administrativy. Zajistit, aby administrativní procesy byly jasně definované, zdokumentované, v souladu s interními pravidly a důsledně dodržované v rámci celé funkce. 4. Dohled nad kancelářským provozem a administrativními službami Prostřednictvím týmu i externích dodavatelů zajišťovat efektivní provoz kanceláří a administrativní podporu napříč lokalitami společnosti. Dohlížet na kancelářský provoz, podporu související se správou budov, návštěvy, organizaci schůzek, cestovní administrativu, firemní akce, správu dokumentů, archivaci, poštovní agendu, správu inventáře a další podpůrné služby. 5. Výkonná a osobní podpora co-CEO Poskytovat důvěrnou a vysoce profesionální výkonnou podporu oběma co-CEO a společníkům v obchodních a strategických záležitostech. Zajišťovat, aby určené osobní a rodinné záležitosti byly prostřednictvím týmu řešeny diskrétně, spolehlivě a s odpovídající prioritou. Působit jako hlavní kontaktní osoba pro citlivé záležitosti vyžadující úsudek, důvěru nebo eskalaci. 6. Sekretariát porad vrcholového vedení a sledování plnění úkolů Vykonávat funkci oficiálního sekretáře porad vrcholového vedení (Top Management Meetings). Ve spolupráci s předsedajícím (Chair), Chief of Staff a příslušným co-CEO připravovat podklady pro jednání, koordinovat tok dokumentace, zpracovávat a finalizovat zápisy z jednání, koordinovat schvalování a podpisy a spravovat oficiální archiv jednání. Vést registr přijatých rozhodnutí a úkolů z porad vrcholového vedení a zajistit, aby každé schválené rozhodnutí bylo převedeno do konkrétního úkolu s jasně určeným vlastníkem a termínem splnění. Průběžně sledovat stav plnění úkolů, konsolidovat aktualizace, připomínat odpovědným osobám blížící se termíny a eskalovat opožděné, blokované nebo nejasné úkoly předsedajícímu, Chief of Staff nebo příslušnému co-CEO. 7. Řízení dodavatelů, rozpočtu a administrativních zdrojů Odpovídat za administrativní rozpočet, nákupy související s provozem kanceláře a vztahy s dodavateli v rámci svěřené oblasti. Zajišťovat hospodárné využívání prostředků, vysokou kvalitu služeb, dodržování smluvních závazků, kontinuitu klíčových podpůrných služeb a efektivní využívání administrativních zdrojů. 8. Mezioddělová spolupráce a kvalita poskytovaných služeb Zajišťovat úzkou spolupráci mezi oddělením Administrativy a výkonné podpory a ostatními útvary společnosti. Slaďovat poskytovanou podporu s potřebami společnosti a vytvářet profesionální, vstřícné a dobře organizované pracovní prostředí pro zaměstnance, návštěvy i oba co-CEO.